Счета, акты, накладные и УПД попадают в учётную систему сами: система забирает их из почты, ЭДО и сканов, распознаёт реквизиты, сверяет с контрагентами и договорами, проверяет на дубли и проводит в учёте. Бухгалтер переходит от ввода данных к контролю. Внедряем компаниям Москвы дистанционно или с выездом.
Ответим в течение 30 минут в рабочее время
Первичка — самый трудоёмкий участок учёта. Именно здесь автоматизация окупается быстрее всего.
Каждый счёт и накладную приходится вбивать руками: контрагент, номенклатура, суммы, НДС, номер и дата.
Часть приходит по ЭДО, часть на почту, что-то приносят бумагой, что-то фотографируют в мессенджер. Найти нужное — отдельная задача.
Один документ заносится дважды, в реквизитах появляются ошибки — расхождения всплывают на сверке или при камеральной проверке.
К концу квартала выясняется, что по части поставок нет актов и счетов-фактур — НДС к вычету принять нельзя.
На запрос «покажите накладную за март позапрошлого года» уходит полдня — документы лежат в папках, почте и шкафах.
Документы заносятся волной перед отчётностью, поэтому остатки и себестоимость в системе не отражают текущую ситуацию.
Полный цикл — от подключения источников документов до готового архива с поиском. Каждый пункт фиксируется в техническом задании.
Настраиваем сбор документов из корпоративной почты, операторов ЭДО, сетевых папок, облака и мобильных фотографий.
OCR извлекает номер, дату, контрагента, ИНН, суммы, ставку и сумму НДС, а также построчный состав табличной части.
Система подбирает контрагента по ИНН, договор — по номеру, номенклатуру — по правилам соответствия и запоминает ваши решения.
Проверка на дубли, на корректность ИНН и КПП, на арифметику сумм и НДС. Спорные документы уходят на ручную проверку, а не в учёт.
Готовые документы создаются в 1С, СБИС или другой системе с правильными счетами учёта — вручную или автоматически по расписанию.
Все оригиналы хранятся в одном месте со ссылкой на проводку. Поиск по контрагенту, сумме, периоду и номеру — за секунды.
От поступления до проводки — без участия бухгалтера на рутинных шагах.
Приходит по ЭДО, на почту, сканом или фотографией — система забирает его автоматически.
Определяется тип документа и извлекаются все реквизиты, включая табличную часть.
Контрагент, договор и номенклатура подбираются автоматически, проверяются дубли и суммы.
Документ создаётся в учётной системе, оригинал сохраняется в архиве и связывается с проводкой.
Средние показатели по проектам автоматизации первичных документов за последний год.
Менять учётную систему не нужно — мы встраиваемся в то, что у вас уже настроено.
Стоимость зависит от объёма документооборота, количества юрлиц и числа каналов поступления документов.
Точная стоимость — после бесплатного аудита. Сравнение комплексных тарифов на странице Тарифы и цены.
Что чаще всего спрашивают до начала работ.
На аудите замеряем реальные трудозатраты на обработку документов, смотрим каналы поступления и показываем, какую часть работы можно передать системе уже на первой неделе.
Без обязательств. Ответим в течение 30 минут.
Пришлите несколько своих документов — покажем результат до подписания договора
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Первичные документы — счета на оплату, товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры и УПД — основа бухгалтерского учёта. Именно их обработка занимает больше всего времени: документ нужно получить, проверить реквизиты, найти контрагента и договор, сопоставить номенклатуру и провести в учётной системе. Автоматизация первичной документации снимает эти шаги с бухгалтера.
Технически услуга состоит из трёх частей. Первая — сбор документов из всех каналов: операторов ЭДО, электронной почты, сетевых папок, сканов и фотографий. Вторая — распознавание: система определяет тип документа и извлекает реквизиты, включая построчный состав таблицы. Третья — контроль и загрузка: проверка дублей, ИНН, арифметики сумм и НДС, подбор элементов справочников и создание документа в учётной системе.
Отдельная ценность — электронный архив. Каждый оригинал связывается с проводкой, поэтому по запросу налоговой или контрагента документ находится за секунды, а не за полдня поиска по папкам и почте. Система также показывает поставки, по которым не пришли закрывающие документы, — это снижает риск потери вычета по НДС.
Услуга подходит компаниям с документооборотом от нескольких десятков документов в месяц: торговым и производственным компаниям, поставщикам услуг, аутсорс-бухгалтериям. Внедрение занимает 5–10 рабочих дней и не требует смены учётной программы. Заказать автоматизацию первичной документации в Москве в компании «ИИ для бухгалтерии» можно по телефону +7 (901) 078-09-42 — работаем по всей России дистанционно и с выездом.